Ροή
Μετά την ψηφιοποίηση της Δικαιοσύνης, των αρχείων των Υποθηκοφυλακείων, των δεδομένων της Υγείας, σε τροχιά μπαίνει και η ψηφιοποίηση του Γενικού Αρχείου του Κράτους. Στόχος του νέου διαγωνισμού που προκηρύσσει η Κοινωνία της Πληροφορίας, ο εκτελεστικός βραχίονας του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, είναι τα αρχεία αυτά να ταξινομηθούν, να μετεγκατασταθούν σε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα και να γίνουν προσβάσιμα στους πολίτες.
Ειδικότερα, μέσω του έργου «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους» συνολικής εκτιμώμενης αξίας 48.111.290,32 ευρώ, χωρίς ΦΠΑ το οποίο χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης, αναμένεται να διασφαλιστούν τα αρχεία του Κράτους και να επιτευχθεί ισότιμη πρόσβαση σε αυτά με γνώμονα την ελευθερία της γνώσης, της πληροφόρησης και της έρευνας και η καλλιέργεια εθνικής αρχειακής συνείδησης.
Σύμφωνα με την σχετική σύμβαση, το έργο περιλαμβάνει
- την ψηφιοποίηση περίπου 55.000.000 σελίδων μεγέθους Α3/Α4/A2/A1/A0 από τα αρχεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Κεντρική & Περιφερειακές Υπηρεσίες), τεκμηρίωση (εισαγωγή μεταδεδομένων), ανάπτυξη θησαυρού όρων και ταξινόμηση του συνόλου του ψηφιακού υλικού.
- την ανάπτυξη υπηρεσιών μετάπτωσης πληροφοριακών δεδομένων από υπάρχοντα συστήματα, και την αρχειοθέτηση του συνολικού ψηφιακού υλικού (παραγόμενου από την ψηφιοποίηση και από την μετάπτωση), την οργάνωση και αποθήκευση του σε Σχεσιακό Σύστημα Βάσης Δεδομένων.
- Σε αυτό το πλαίσιο προβλέπεται και η προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού και λογισμικού καθώς και διάφορες άλλες υπηρεσίες όπως Μελέτη Καταγραφής Υφιστάμενης Κατάστασης, Μελέτη Ασφάλειας, Μελέτη Διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, Μελέτη Βιωσιμότητας, Εκπαίδευση, Ενέργειες Δημοσιότητας.
- Η δημιουργία του συστήματος θα συνοδευτεί από ανασχεδιασμό και απλούστευση των επιμέρους διαδικασιών που αποτελούν αντικείμενο του έργου, καθώς και μοντελοποίηση και σχεδιασμός Επιχειρησιακού Μοντέλου που επάγεται της διαδικασίας προς απλούστευση.
- Επιπλέον, θα συνοδευτεί κι από την ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με παράλληλη ανάπτυξη εφαρμογής για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών για την υποστήριξη της απλούστευσης της διαδικασίας.
- Τέλος θα δημιουργηθεί και μια διαδικτυακή πύλη, μέσω της οποίας θα παρέχονται στο κοινό ψηφιακές υπηρεσίες Πληροφόρησης, Αναζήτησης και Ανάκτησης Αρχείων – Υποβολής Αιτημάτων Διάθεσης.
Τα οφέλη του έργου
Χάρη στο εν λόγω σύστημα οι πολίτες θα έχουν δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης στο αρχείο, θα υπάρχει δυνατότητα αναζήτησης και διάθεσης αρχειακών τεκμηρίων για ερευνητικούς σκοπούς (με πλήρη και ανοιχτή πρόσβαση για τα αρχεία που δεν υπόκεινται σε νομικούς ή άλλους περιορισμούς πρόσβασης). Παράλληλα θα παρέχεται και προσωποποιημένη και ασφαλή πρόσβαση πολιτών σε αρχειακό υλικό για την εξυπηρέτηση των έννομων συμφερόντων και δικαιωμάτων του μέσω εφαρμογής κατάθεσης, διαχείρισης των αιτημάτων.
Πέρα από την αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών των Γ.Α.Κ. προς τον πολίτη αλλά και την γρηγορότερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβασης στην ψηφιακή πληροφορία, το σύστημα θα συμβάλλει και στην εξοικονόμηση πόρων και χρόνου εργασίας για τα στελέχη των Γ.Α.Κ. και κατά συνέπεια θα αυξηθεί η αποδοτικότητα του προσωπικού.
Σημαντική θα είναι η συνεισφορά του και στην διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου αλλά και η μείωση του λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.
Τέλος, χάρη στην ψηφιοποίηση μάλιστα θα επιτευχθεί και η διαλειτουργικότητα, κάνοντας εφικτή και αποτελεσματική την ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.
