Η πιο υποτιμημένη ικανότητα που έχουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι, ειδικά οι εσωστρεφείς, είναι η ικανότητα να συντάσσουν μηνύματα με ακρίβεια, όπως υπογραμμίζει η Τζούλιετ Χαν, νευροεπιστήμονας στο Χάρβαρντ.
«Ήμουν πάντα εσωστρεφής. Όταν πήρα την πρώτη μου δουλειά μετά την απόκτηση του διδακτορικού μου στη νευροεπιστήμη, ανησυχούσα ότι θα δυσκολευόμουν να επικοινωνήσω με άλλους. Αλλά γρήγορα έμαθα ότι δεν χρειαζόταν να αναγκάσω τον εαυτό μου να είμαι εξωστρεφής. Η πιο σημαντική, αλλά συχνά υποτιμημένη ικανότητα που έχουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι, ειδικά οι εσωστρεφείς, είναι η ικανότητα να γράφουν καθαρά. Δεν έχει σημασία σε ποιον κλάδο ανήκετε. Αν ακολουθήσετε μερικά από αυτά τα τιπς θα τα πάτε εξαιρετικά στα emails, τις δημόσιες ομιλίες ή ακόμα και στις καθημερινές σας συζητήσεις» επισημαίνει με άρθρο της στο CNBC.
Επομένως, οι συμβουλές που δίνει είναι οι ακόλουθες:
Σωστός δίαυλος
«Προτού προτείνετε μια ιδέα ή κάνετε ένα αίτημα για κάτι, αποφασίστε την καλύτερη μορφή για να εκφραστείτε. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια έρευνα που περιλαμβάνει πολύπλοκα δεδομένα, τότε ένα PowerPoint που εμφανίζει γραφήματα και εικόνες μπορεί να είναι η καλύτερη μορφή. Εάν ανακοινώνετε κρίσιμες αποφάσεις, στείλτε ένα λεπτομερές email. Τα bullets είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τους αναγνώστες να εστιάσουν και να αφομοιώσουν τις πληροφορίες» προτείνει.
Όχι στη δύσκολη ορολογία
«Η απλή και καθημερινή γλώσσα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να διατυπωθούν σύνθετα θέματα. Αποφύγετε την ορολογία ή τα ακρωνύμια του κλάδου σας, ανεξάρτητα από το πόσο σωστά πιστεύετε ότι είναι. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε γραφικά αλλά μην συμπεριλάβετε σύνθετες λεπτομέρειες που μπορεί να ξεφεύγουν από το θέμα» αναφέρει.
Το λακωνίζειν εστί φιλοσοφείν
«Οι συνομιλητές σας βομβαρδίζονται με email και έγγραφα όλη μέρα. Πριν στείλετε λοιπόν οτιδήποτε, υπενθυμίστε τους γιατί τους απευθύνεστε (π.χ. "σχετικά με τη χθεσινή μας συνάντηση"). Μορφοποιήστε το email ώστε να είναι εύκολο να το διαβάσει κανείς στην οθόνη του τηλεφώνου του (π.χ. σύντομες προτάσεις). Εάν το μήνυμά σας υπερβαίνει τη μία σελίδα, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό έγγραφο. Μην υποθέτετε ότι ο παραλήπτης του μηνύματός σας έχει τις ίδιες γνώσεις με εσάς στο θέμα που του απευθύνεστε. Να του δίνετε βασικές πληροφορίες για να είστε και οι δύο στην ίδια γραμμή πλεύσης» συνεχίζει.
Βήμα - βήμα
«Εάν ασχολείστε με ένα δυνητικά δύσκολο θέμα (π.χ. εταιρικούς προϋπολογισμούς ή αναδιάρθρωση ενός τμήματος), εξηγήστε βήμα - βήμα τη σκέψη σας. Έτσι, οι δέκτες θα εγκλιματιστούν πιο γρήγορα και θα φανεί πως είστε διεξοδικοί, ότι μπορείτε να συνδυάσετε μια σειρά από διαφορετικές οπτικές και είστε συγκροτημένοι μπροστά στις μεγάλες αποφάσεις. Μη διστάσετε να τους ζητήσετε να σχόλια» πρόσθεσε.
Ακρίβεια
«Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όλα είναι στην "πένα". Πριν στείλετε οποιοδήποτε μήνυμα, προσέξτε να μην υπάρχουν τυπογραφικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη και να περιλαμβάνετε σωστά όλους τους αριθμούς. Μην προσπαθήσετε να κάνετε χιούμορ, γιατί στον γραπτό λόγο δεν είναι ποτέ εξίσου αστείο. Αφαιρέστε όσο το δυνατόν περισσότερες λέξεις, προτάσεις και ακόμη και ολόκληρες ιδέες. Στη συνέχεια αναρωτηθείτε αν το περιεχόμενό σας στέκεται. Να είστε ακριβείς, διεξοδικοί και άμεσοι» καταλήγει.
Διαβάστε περισσότερα άρθρα της στήλης Tip of the Day
Ακολουθήστε το insider.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις από την Ελλάδα και τον κόσμο.
