Σε έναν ραγδαία εξελισσόμενο επιχειρηματικό κόσμο, που χαρακτηρίζεται από θεαματικές μεταβολές και αβεβαιότητα, οι εταιρείες βρίσκονται αντιμέτωπες με μία πληθώρα νέων προκλήσεων, που επηρεάζουν την αποδοτικότητα και την ανταγωνιστικότητά τους. Από την ανάγκη για αδιάκοπη καινοτομία και τις εκθετικές τεχνολογικές εξελίξεις, μέχρι τις μεταβαλλόμενες προτιμήσεις των καταναλωτών και την επιτακτική ανάγκη για βιώσιμη ανάπτυξη, απαιτείται προσαρμοστικότητα και ευελιξία.
Στην προσπάθεια των επιχειρήσεων να ανταποκριθούν στις νέες συνθήκες, ο σχεδιασμός ενός σύγχρονου μοντέλου οργάνωσης και λειτουργίας προμηθειών (Procurement Target Operating Model - TOM), δεν είναι απλώς μια λύση, αλλά μια στρατηγική προσέγγιση που μπορεί να οδηγήσει τους οργανισμούς στην επιτυχία και την ανθεκτικότητα, την επόμενη ημέρα.
Προμήθειες «μετ’ εμποδίων»
Δεν είναι λίγες οι επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται από χαμηλό βαθμό ωριμότητας ως προς το μοντέλο διαχείρισης προμηθειών που ακολουθούν, γεγονός που υποβαθμίζει τη συνολική τους λειτουργία. Αυτές οι επιχειρήσεις, είτε δε διαθέτουν καθιερωμένα πρότυπα διαδικασιών για την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών, είτε διαθέτουν τέτοια πρότυπα αλλά τα ακολουθούν χωρίς συνέπεια και εξειδίκευση, γεγονός που τις καθιστά ευάλωτες στις ρευστές κοινωνικές και γεωπολιτικές τάσεις.
Επιπλέον, συχνά επικεντρώνονται αποκλειστικά στις τακτικές προμήθειες, παραμελώντας την ανάπτυξη στρατηγικών για τη διαχείριση διαφορετικών κατηγοριών αγορών και τη βέλτιστη αξιοποίηση των πόρων. Αυτή η προσέγγιση, σε συνδυασμό με τις πολύπλοκες διαδικασίες σύναψης συμβολαίων και τον μεγάλο όγκο τους, δημιουργεί πρόσθετα εμπόδια.
Με βάση την πολυετή εμπειρία της EY στην παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, η αναγνώριση, και περαιτέρω, η αντιμετώπιση των ακόλουθων αδύναμων σημείων, είναι κρίσιμη για την ενδυνάμωση της λειτουργίας προμηθειών ενός οργανισμού:
- Αποκεντρωμένη λειτουργία προμηθειών, που οδηγεί στη δυσκολία εφαρμογής ενιαίας πολιτικής διαχείρισης των συμβολαίων και αξιολόγησης των προμηθευτών.
- Έλλειψη ορατότητας δαπανών, γεγονός που καθιστά δύσκολο τον εντοπισμό περιοχών για την επίτευξη οικονομιών κλίμακας.
- Περιορισμένη ικανότητα πρόβλεψης ζήτησης, καθώς και αυξημένοι κύκλοι διαχείρισης αγορών και σύναψης συμβολαίων (source-to-contract - S2C), λόγω των απομονωμένων δομών δεδομένων (data silos).
- Απουσία λίστας εγκεκριμένων προμηθευτών και διαδικασίας διαχείρισης και αξιολόγησής τους, που καθιστά δύσκολη την επιλογή κατάλληλων προμηθευτών και πηγών προμήθειας.
- Περιορισμένη επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών εντός και εκτός του οργανισμού, δηλαδή και με τους προμηθευτές, γεγονός που καθιστά δυσδιάκριτη τη διανομή των ρόλων και αρμοδιοτήτων.
«Ανάσα» στις προμήθειες μέσω ενός νέου λειτουργικού μοντέλου
Καθώς οι συνθήκες λειτουργίας των οργανισμών γίνονται ολοένα και πιο απαιτητικές, και οι επικεφαλής τους καλούνται να ισχυροποιήσουν τη θέση τους στην αγορά παράγοντας απτά αποτελέσματα προόδου, η ανάπτυξη ενός παραγωγικού προτύπου οργάνωσης και λειτουργίας για τη διαχείριση των προμηθειών, μπορεί να αποτελέσει οδηγό για την αντιμετώπιση βασικών λειτουργικών ζητημάτων. Ένα μοντέλο όπου οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες έχουν προσδιοριστεί με σαφήνεια, οι διαδικασίες έχουν απλοποιηθεί και η λήψη αποφάσεων βασίζεται σε δεδομένα πραγματικού χρόνου, θα ενισχύσει τη βιώσιμη λειτουργίας μιας επιχείρησης.
Αναλυτικότερα, μέσω ενός νέου μοντέλου, οι οργανισμοί είναι σε θέση να ισχυροποιήσουν τη θέση τους, αναλαμβάνοντας τις εξής στρατηγικές πρωτοβουλίες:
• Κεντρική διαχείριση συμβολαίων και προμηθευτών, μέσω της ενοποίησης, ευθυγράμμισης και ομογενοποίησης των αναγκών και των απαιτήσεων προμηθειών.
• Βελτιωμένη ορατότητα δαπανών και αποτελεσματική διαχείριση της ζήτησης, με ταυτόχρονη αναγνώριση ευκαιριών για μείωση κόστους.
• Ενοποίηση των διαδικασιών και ευθυγράμμιση με τις απαιτήσεις των ενδιαφερόμενων μερών, δηλαδή των «χρηστών» εντός του οργανισμού και των συνεργατών / προμηθευτών τους.
• Εξορθολογισμός της βάσης των προμηθευτών, μέσω της τακτικής αξιολόγησής τους και της διαμόρφωσης λίστας εγκεκριμένων προμηθευτών, για την εξασφάλιση της ποιότητας και της αξιοπιστίας.
• Ενίσχυση της επικοινωνίας και βελτίωση της ανταλλαγής πληροφοριών, μέσω της ανάπτυξης κατάλληλων δομών, οι οποίες θα αποσαφηνίζουν τους ρόλους και τις αρμοδιότητες των επαγγελματιών προμηθειών και των ενδιαφερομένων μερών εντός και εκτός του οργανισμού.
Προσεγγίζοντας τον επιθυμητό στόχο
Από την εμπειρία των ομάδων συμβούλων Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διεπιχειρησιακών Λειτουργιών της EY, καθοδηγώντας επιχειρήσεις και οργανισμούς από διάφορους κλάδους (όπως στην ενέργεια, στον κλάδο κατασκευών και διαχείρισης ακινήτων, στη βαριά βιομηχανία, στον κλάδο μεταφορών και στον κλάδο λιανικής και καταναλωτικών προϊόντων) προς μία νέα εποχή για τις προμήθειες, παρατηρούμε ότι η προσέγγιση πρέπει να είναι ολιστική, ευθυγραμμίζοντας τις προμήθειες με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού.
Μέσα από την εφαρμογή λύσεων όπως το Procurement Target Operating Model της EY, οι οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να ενισχύσουν την αλυσίδα εφοδιασμού τους, να βελτιώσουν την αποδοτικότητα τους και να αποκτήσουν μια ανταγωνιστική θέση στην αγορά, εστιάζοντας στους ακόλουθους άξονες:
• Στρατηγική και διακυβέρνηση
Καθορίζονται οι διαδικασίες, οι πολιτικές και τα πρότυπα που καθιστούν αποτελεσματική τη λειτουργία προμηθειών, ενώ το μοντέλο διακυβέρνησης ευθυγραμμίζεται με το όραμα και τη στρατηγική του οργανισμού, υποστηρίζοντας την επίτευξη των ευρύτερων στόχων.
• Οργανωτικό μοντέλο και λειτουργική δομή
Αναπτύσσεται μια δομή που αντανακλά τη στρατηγική των προμηθειών και ενσωματώνεται αρμονικά στη γενικότερη λειτουργία του οργανισμού, ανταποκρινόμενη στις σύγχρονες απαιτήσεις.
• Δεξιότητες και ικανότητες ανθρώπινου δυναμικού
Καθορίζονται οι απαιτούμενες δεξιότητες του ανθρώπινου κεφαλαίου και αναπτύσσονται σαφείς περιγραφές ρόλων, βελτιώνοντας την απόδοση των ανθρώπων του οργανισμού.
• Διαχείριση απόδοσης
Συλλέγονται δείκτες και δεδομένα για την αξιολόγηση της απόδοσης, με στόχο την αναγνώριση τομέων προς βελτίωση και την προσαρμογή των επιχειρηματικών στόχων.
• Διαχείριση κατηγοριών
Αναπτύσσονται στρατηγικές για την αποτελεσματική διαχείριση κατηγοριών δαπανών, ενισχύοντας τη διαπραγματευτική θέση και τη διαχείριση κινδύνων.
• Διαχείριση σχέσης με προμηθευτές
Εφαρμόζεται μια ολιστική προσέγγιση για τη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές, η οποία είναι προσαρμοσμένη στις ανάγκες και την κρισιμότητα των προμηθευτών (π.χ. κρισιμότητα των προσφερόμενων αγαθών / υπηρεσιών, ύψος δαπάνης) και επικεντρώνεται στην παρακολούθηση της απόδοσής τους.
• Τακτικές και λειτουργικές προμήθειες
Ενθαρρύνεται η χρήση εργαλείων αυτοεξυπηρέτησης (π.χ., κατάλογοι) για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, επιτρέποντας τη γρήγορη αναζήτηση και επιλογή προϊόντων ή υπηρεσιών και την εξοικονόμηση χρόνου.
• Διαχείριση κύκλου ζωής συμβολαίων
Εφαρμόζεται μια οργανωμένη διαχείριση συμβολαίων, από τη σύναψή τους έως τη λήξη τους, με στόχο τη μείωση κινδύνων και την αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων. Μέσω της εφαρμογής ενός ενιαίου και κεντρικοποιημένου προτύπου διαχείρισης, επιτυγχάνεται η ενίσχυση της αποτελεσματικότητας σε όλο τον κύκλο ζωής.
• Συστήματα και τεχνολογία
Προτείνεται η χρήση εξειδικευμένων ψηφιακών εργαλείων, παρέχοντας πρόσβαση σε δεδομένα πραγματικού χρόνου (π.χ., δείκτες απόδοσης, αναφορές αγορών, καταλόγων και συμβολαίων), αλλά και την αλληλεπίδραση μεταξύ των συστημάτων για την αυτόματη και έγκαιρη πρόσβαση σε συνδυαστικές πληροφορίες και δεδομένα.
Σήμερα, ένας μεγάλος αριθμός επιχειρήσεων αντιλαμβάνονται την αναγκαιότητα, αλλά και τα οφέλη, του μετασχηματισμού της λειτουργίας προμηθειών και επιχειρούν τον σχεδιασμό ενός νέου λειτουργικού μοντέλου βασισμένου στις κορυφαίες πρακτικές. Ακολουθώντας μια δομημένη προσέγγιση για την αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης, τον εντοπισμό ευκαιριών, τον σχεδιασμό ενός αποτελεσματικού λειτουργικού μοντέλου, καθώς και την ανάπτυξη του πλάνου εφαρμογής του, οι επιχειρήσεις θα μπορέσουν να ανταποκριθούν στις σημερινές προκλήσεις και να προετοιμαστούν για τις μελλοντικές, εξισορροπώντας τις ανάγκες τους με τις ευρύτερες απαιτήσεις του οργανισμού.
