Να βάλει τέλος στις στοίβες φακέλων και χαρτούρας με την οποία έρχονται αντιμέτωποι οι πολίτες κάθε φορά που επισκέπτονται εφορίες και τελωνεία, αλλά και να αδειάσει αποθήκες και γραφεία τα οποία νοικιάζει η φορολογική διοίκηση για να αποθηκεύει έγγραφα που πλέον δεν έχουν καμία αξία, επιχειρεί η ηγεσία της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων.
Σχετική εγκύκλιος της ΑΑΔΕ αναφέρει πως από το νόμο οι υπηρεσίες ήταν υποχρεωμένες να έχουν επιμεληθεί την εκκαθάριση των αρχείων τους, από τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία αδιαβάθμητου υλικού , των οποίων έχει παρέλθει ο χρόνος διατήρησής τους, έως το τέλος Μαρτίου. Κατά την εγκύκλιο, παρατηρείται ότι πολλές υπηρεσίες δεν τηρούν, για διάφορους λόγους, την υποχρέωσή τους για την εκκαθάριση των αρχείων τους, παρά τις επανειλημμένες οδηγίες και οχλήσεις.
Στη βάση αυτή ζητεί από τους προϊστάμενους της γενικής διεύθυνσης του Γενικού Χημείου του Κράτους, των φορολογικών περιφερειών της γενικής διεύθυνσης φορολογικής διοίκησης, των τελωνειακών περιφερειών της γενικής διεύθυνσης τελωνείων και ειδικών φόρων κατανάλωσης και της διεύθυνσης προγραμματισμού και αξιολόγησης ελέγχων και ερευνών, να εποπτεύσουν, να συντονίσουν και να παρακολουθήσουν την πορεία και την ολοκλήρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των αρχείων των υπηρεσιών αρμοδιότητάς τους. Η εγκύκλιος ξεκαθαρίζει πως οι υπηρεσίες θα πρέπει να μεριμνήσουν για την ετήσια εκκαθάριση των αρχείων των το αργότερο μέχρι την Παρασκευή 22 Σεπτεμβρίου 2017.
«Η ανάγκη ετήσιας εκκαθάρισης των αρχείων καθίσταται άκρως απαραίτητη και επιτακτική για τη διευκόλυνση του έργου των υπαλλήλων, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών, την τήρηση των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας, την καλύτερη αξιοποίηση των χώρων εργασίας και κατ’ επέκταση τη μείωση του κόστους μίσθωσης περιττών χώρων», τονίζεται σχετικά στην εγκύκλιο.
Σύμφωνα με τις εντολές της ΑΑΔΕ ο προϊστάμενος κάθε διεύθυνσης ή υπηρεσίας θα ορίσει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα, για την εκκαθάριση του άχρηστου προσωρινού αρχειακού υλικού (εγγράφων και λοιπών στοιχείων). Οι παραπάνω υπάλληλοι, αφού εξετάσουν τους φακέλους του αρχείου, θα αποχωρίσουν τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία, τα οποία πρέπει κατά την κρίση τους να καταστραφούν και θα καταγράψουν την κατάσταση, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά στο έγγραφο.
Ύστερα από την εκκαθάριση των αρχείων θα πρέπει να κληθούν «επί αποδείξει» υπάλληλοι από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους , προκειμένου να επιλέξουν εντός τακτής προθεσμίας, όχι μικρότερης των 9 μηνών για τις υπηρεσίες του Νομού Αττικής και του 1 έτους για τις υπηρεσίες των λοιπών νομών, από το προς καταστροφή υλικό, τα τυχόν ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα. Μετά από το βήμα αυτό - από την επιλογή από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους των ιστορικής σημασίας εγγράφων -ή από την παρέλευση άπρακτης της τεθείσας προθεσμίας, θα ακολουθεί η καταστροφή του υλικού από τις αρμόδιες διευθύνσεις.
