Tip of the Day

Υβριδικά, virtual ή live συνέδρια; Τι πρέπει να προσέχουν οι διοργανωτές

01-10-2021 | 07:31
Viber Whatsapp
Μοιράσου το
Πολλοί ειδικοί στη διοργάνωση συνεδρίων επισημαίνουν ότι τίποτα δεν συγκρίνεται με τη φυσική παρουσία

Τους τελευταίους 18 μήνες, λόγω των ιδιαίτερων συνθηκών που επέβαλε ο COVID-10, οι συναθροίσεις, οι εκδηλώσεις και τα συνέδρια άλλαξαν μορφή και έγιναν digital ή υβριδικά με περιορισμένη φυσική παρουσία. Πλέον οι επιχειρηματικές εκδηλώσεις με φυσική παρουσία έχουν αρχίσει να ανακάμπτουν σε όλο τον κόσμο, η έννοια των «υβριδικών εκδηλώσεων» (εμπορικές εκθέσεις, συνέδρια, σεμινάρια ή συναντήσεις που συνδυάζουν προσωπικά/φυσικά και εικονικά στοιχεία) αναδείχθηκε ως το νέο σχήμα για επαγγελματικές συγκεντρώσεις μετά την πανδημία.

Το υβριδικό συνέδριο πωλείται ως φιλική προς τον COVID-19 εκδήλωση και επιστρατεύει την τεχνολογία για αναμετάδοση, τη δυνατότητα συζήτησης, live chat, online networking. Ωστόσο, η έλλειψη φυσικής παρουσίας ακυρώνει εν μέρει την προσωπική εμπειρία καθώς η φυσική παρουσία ενισχύει τον συναισθηματικό παράγοντα. Αυτό συμβαίνει σε κάθε τομέα: είναι πιο συναρπαστικό να επισκέπτεται κάποιος το θέατρο παρά να παρακολουθεί μια μαγνητοσκοπημένη παράσταση στο YouTube.

Οι ψυχολόγοι αποκαλούν αυτή την προτίμηση «συνδεδεμένη κοινωνική δέσμευση». Αυτό περιγράφει τις στιγμές που οι άνθρωποι βλέπουν τους άλλους να αντιδρούν εγκαίρως στη μουσική, όταν όλοι γνέφουν ή χειροκροτούν ή όταν ένα πλήθος γελάει συντονισμένα. Προ-ηχογραφημένα ή online γεγονότα μπορούν να δανειστούν μέρος αυτής της αίσθησης υπό την προϋπόθεση ότι θα έχει γίνει πολύ καλή προεργασία και θα υπάρχει τέλεια τεχνική υποστήριξη και οργάνωση.

Έτσι, ενώ οι υβριδικές εκδηλώσεις μπορεί να είναι πρακτικές, κατά κάποιο τρόπο αποτελούν ταυτόχρονα έναν συμβιβασμό. Δεν υπάρχει καμία αλληλεπίδραση. Ομοίως, στο υβριδικό, ενώ μερικοί άνθρωποι συμμετέχουν με φυσική παρουσία, οι περισσότεροι πρέπει να το παρακολουθούν από το σπίτι ή το γραφείο σε σίγαση.

Τώρα ο κλάδος αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις ως προς τη στάση που πρέπει να κρατούν διοργανωτές, ομιλητές και συμμετέχοντες. Πρέπει να κάνουν χειραψία, να φορούν συνέχεια μάσκα, να συμμετάσχουν στα γεύματα, να συμμετέχουν με φυσική παρουσία ή από το σπίτι/γραφείο; Και οι εκδηλώσεις αυτές προσελκύουν τελικά χορηγούς; Η online μετάδοση είναι ελκυστική για το κοινό που συμμετέχει χωρίς παρουσία;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις είναι εξαιρετικά υποκειμενικές και μπορούν να αλλάξουν μέσα σε λίγες ώρες, ανάλογα με τα πιο πρόσφατα υγειονομικά δεδομένα. Η διοργάνωση συνεδρίων με βάση τα νέα δεδομένα απαιτεί εξειδίκευση-και λίγοι οργανισμοί το διαθέτουν

Τι πρέπει να κάνουν όμως οι διοργανωτές; Πρέπει να αξιολογούν την αναγκαιότητα της φυσικής παρουσίας, την δυνατότητα προσέλκυσης χορηγιών ανάλογα με το είδος του συνεδρίου, να επιλέγουν τεχνική κάλυψη υψηλής ποιότητας, χώρους που να είναι κατάλληλη για παρακολούθηση από μακρά ή δια ζώσης οι οποίοι να προσφέρουν ευέλικτες υπηρεσίες, συντονιστές με εμπειρία στον εκάστοτε τύπο συνεδρίου και ομιλητές που να είναι σε θέση να μιλούν και σε μία «μισογεμάτη» αίθουσα, αν αυτό απαιτείται.

Ωστόσο, πολλοί ειδικοί του χώρου προειδοποιούν ότι τίποτα δεν συγκρίνεται με τη φυσική παρουσία. «Ίσως κάποιος σαν τη Μαντόνα, να μπορεί να κάνει ένα show που να έχει εκπληκτικό αποτέλεσμα και στην online μετάδοση. Αλλά αυτή είναι η … Μαντόνα. Στην επαγγελματική ζωή, είναι προτιμότερο να περιορίσει κανείς τις φιλοδοξίες της εκδήλωσης σας, να αξιολογήσει τι είναι πραγματικά εφικτό και ουσιαστικό και να κάνει κάτι σε πιο περιορισμένη κλίμακα αλλά πολύ καλά αντί για κάτι μεγάλο και μέτριο», σημειώνουν.

Διαβάστε περισσότερα άρθρα της στήλης Tip of the Day

Ακολουθήστε το insider.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις από την Ελλάδα και τον κόσμο.

Όλες οι ειδήσεις

12:28

Η Κίνα αρνείται ότι γίνεται παράνομη αποθήκευση προσωπικών δεδομένων στο TikTok

12:21

Ετήσια μείωση 4,2% για τον δείκτη τιμών εισαγωγών στη βιομηχανία τον Μάιο

12:17

Interpol: Εξαρθρώθηκε κύκλωμα εμπορίας ανθρώπων - 158 συλλήψεις σε 40 χώρες

12:12

ΕΛΣΤΑΤ: Αυξήθηκε η δύναμη του ελληνικού στόλου τον Μάιο

12:05

Παρακολουθήσατε τα νέα της εβδομάδας; Κάντε το κουίζ

11:53

Ωνάσεια Σχολεία: Έναρξη διαδικασίας υποβολής αιτήσεων για την απόσπαση εκπαιδευτικών

11:39

Σύσκεψη στο υπουργείο Μετανάστευσης και Ασύλου για τη διαχείριση των αυξημένων ροών

11:35

Ευ. Βενιζέλος: Γιατί η κυβέρνηση έπρεπε τώρα να προκαλέσει αυτή τη συζήτηση για το άρθρο 15 της ΕΣΔΑ;

11:32

ΗΠΑ-Βραζιλία: Εμπορικός πόλεμος με fake news σε ακροδεξιό φόντο

11:30

Reuters: Στροφή σε λαθραία φυτοφάρμακα σε Ελλάδα και ΕΕ λόγω αυξημένου κόστους

11:22

Ήπια διόρθρωση στο ΧΑ με το βλέμμα στις ΗΠΑ

11:15

ΥΠΑ: Στην τελική φάση η προετοιμασία του διαγωνισμού υπηρεσιών διαχείρισης υποδομών

11:06

Η Alter Ego Media καταδικάζει την τρομοκρατική επίθεση στην οικία του Γιάννη Πρετεντέρη

11:00

Απώλειες στις ευρωαγορές εν αναμονή της επιστολής Τραμπ για δασμούς

10:55

Ρωσία: Καταρρίφθηκαν 155 ουκρανικά drones - Δύο νεκροί από τις επιθέσεις

10:46

AXIA: Θετικό το deal για ΓΕΚ ΤΕΡΝΑ και Motor Oil

10:30

Θεσσαλονίκη: Φωτιά σε εταιρεία ανακύκλωσης στη ΒΙ.ΠΕ. Σίνδου - Μήνυμα του 112

10:18

Τελωνεία: Σημαντική βελτίωση στη διευκόλυνση του εμπορίου καταγράφει έρευνα του ΟΗΕ

10:13

Ισραήλ: Ο Νετανιάχου δηλώνει διατεθειμένος να «διαπραγματευτεί» το τέλος του πολέμου με τη Χαμάς

10:01

Η Volvo απολύει το 15% του εργατικού δυναμικού στις ΗΠΑ

09:55

Τράπεζα Ηπείρου: Συγκροτήθηκε σε σώμα το νέο Διοικητικό Συμβούλιο

09:43

Τσάπαλος: Mαζικοί έλεγχοι με drones στις παραλίες - Υψηλά πρόστιμα για παρανομούντες

09:36

Αγαπηδάκη: Έρχονται τον Σεπτέμβριο δωρεάν φάρμακα για την παχυσαρκία

09:35

Samsung: Smartphone που καταλαβαίνει τι βλέπεις, τι λες και τι γράφεις, σε πραγματικό χρόνο

09:20

Μητσοτάκης για Μεταναστευτικό: Η Ελλάδα δεν είναι ένας ανοιχτός διάδρομος προς την Ευρώπη

09:18

Συρρικνώθηκε κατά 0,1% η βρετανική οικονομία τον Μάιο

09:07

Τραμπ: Οι ΗΠΑ θα προσφέρουν στρατιωτικό εξοπλισμό στην Ουκρανία μέσω του ΝΑΤΟ

09:00

Η Ελλάδα πρωταγωνιστεί στη διεθνή σκηνή των video games

08:49

ΕΤΕ: Προσφορές 5,5 δισ. ευρώ για το πράσινο ομόλογο, στο 2,75% το επιτόκιο

08:48

ΠΟΥ: Νέες οδηγίες για τα νοσήματα που μεταδίδονται από αρμποϊούς μέσω εντόμων «διαβιβαστών»