Tip of the Day

Υβριδικά, virtual ή live συνέδρια; Τι πρέπει να προσέχουν οι διοργανωτές

01-10-2021 | 07:31
Viber Whatsapp Μοιράσου το
Πολλοί ειδικοί στη διοργάνωση συνεδρίων επισημαίνουν ότι τίποτα δεν συγκρίνεται με τη φυσική παρουσία

Τους τελευταίους 18 μήνες, λόγω των ιδιαίτερων συνθηκών που επέβαλε ο COVID-10, οι συναθροίσεις, οι εκδηλώσεις και τα συνέδρια άλλαξαν μορφή και έγιναν digital ή υβριδικά με περιορισμένη φυσική παρουσία. Πλέον οι επιχειρηματικές εκδηλώσεις με φυσική παρουσία έχουν αρχίσει να ανακάμπτουν σε όλο τον κόσμο, η έννοια των «υβριδικών εκδηλώσεων» (εμπορικές εκθέσεις, συνέδρια, σεμινάρια ή συναντήσεις που συνδυάζουν προσωπικά/φυσικά και εικονικά στοιχεία) αναδείχθηκε ως το νέο σχήμα για επαγγελματικές συγκεντρώσεις μετά την πανδημία.

Το υβριδικό συνέδριο πωλείται ως φιλική προς τον COVID-19 εκδήλωση και επιστρατεύει την τεχνολογία για αναμετάδοση, τη δυνατότητα συζήτησης, live chat, online networking. Ωστόσο, η έλλειψη φυσικής παρουσίας ακυρώνει εν μέρει την προσωπική εμπειρία καθώς η φυσική παρουσία ενισχύει τον συναισθηματικό παράγοντα. Αυτό συμβαίνει σε κάθε τομέα: είναι πιο συναρπαστικό να επισκέπτεται κάποιος το θέατρο παρά να παρακολουθεί μια μαγνητοσκοπημένη παράσταση στο YouTube.

Οι ψυχολόγοι αποκαλούν αυτή την προτίμηση «συνδεδεμένη κοινωνική δέσμευση». Αυτό περιγράφει τις στιγμές που οι άνθρωποι βλέπουν τους άλλους να αντιδρούν εγκαίρως στη μουσική, όταν όλοι γνέφουν ή χειροκροτούν ή όταν ένα πλήθος γελάει συντονισμένα. Προ-ηχογραφημένα ή online γεγονότα μπορούν να δανειστούν μέρος αυτής της αίσθησης υπό την προϋπόθεση ότι θα έχει γίνει πολύ καλή προεργασία και θα υπάρχει τέλεια τεχνική υποστήριξη και οργάνωση.

Έτσι, ενώ οι υβριδικές εκδηλώσεις μπορεί να είναι πρακτικές, κατά κάποιο τρόπο αποτελούν ταυτόχρονα έναν συμβιβασμό. Δεν υπάρχει καμία αλληλεπίδραση. Ομοίως, στο υβριδικό, ενώ μερικοί άνθρωποι συμμετέχουν με φυσική παρουσία, οι περισσότεροι πρέπει να το παρακολουθούν από το σπίτι ή το γραφείο σε σίγαση.

Τώρα ο κλάδος αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις ως προς τη στάση που πρέπει να κρατούν διοργανωτές, ομιλητές και συμμετέχοντες. Πρέπει να κάνουν χειραψία, να φορούν συνέχεια μάσκα, να συμμετάσχουν στα γεύματα, να συμμετέχουν με φυσική παρουσία ή από το σπίτι/γραφείο; Και οι εκδηλώσεις αυτές προσελκύουν τελικά χορηγούς; Η online μετάδοση είναι ελκυστική για το κοινό που συμμετέχει χωρίς παρουσία;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις είναι εξαιρετικά υποκειμενικές και μπορούν να αλλάξουν μέσα σε λίγες ώρες, ανάλογα με τα πιο πρόσφατα υγειονομικά δεδομένα. Η διοργάνωση συνεδρίων με βάση τα νέα δεδομένα απαιτεί εξειδίκευση-και λίγοι οργανισμοί το διαθέτουν

Τι πρέπει να κάνουν όμως οι διοργανωτές; Πρέπει να αξιολογούν την αναγκαιότητα της φυσικής παρουσίας, την δυνατότητα προσέλκυσης χορηγιών ανάλογα με το είδος του συνεδρίου, να επιλέγουν τεχνική κάλυψη υψηλής ποιότητας, χώρους που να είναι κατάλληλη για παρακολούθηση από μακρά ή δια ζώσης οι οποίοι να προσφέρουν ευέλικτες υπηρεσίες, συντονιστές με εμπειρία στον εκάστοτε τύπο συνεδρίου και ομιλητές που να είναι σε θέση να μιλούν και σε μία «μισογεμάτη» αίθουσα, αν αυτό απαιτείται.

Ωστόσο, πολλοί ειδικοί του χώρου προειδοποιούν ότι τίποτα δεν συγκρίνεται με τη φυσική παρουσία. «Ίσως κάποιος σαν τη Μαντόνα, να μπορεί να κάνει ένα show που να έχει εκπληκτικό αποτέλεσμα και στην online μετάδοση. Αλλά αυτή είναι η … Μαντόνα. Στην επαγγελματική ζωή, είναι προτιμότερο να περιορίσει κανείς τις φιλοδοξίες της εκδήλωσης σας, να αξιολογήσει τι είναι πραγματικά εφικτό και ουσιαστικό και να κάνει κάτι σε πιο περιορισμένη κλίμακα αλλά πολύ καλά αντί για κάτι μεγάλο και μέτριο», σημειώνουν.

Διαβάστε περισσότερα άρθρα της στήλης Tip of the Day

Ακολουθήστε το insider.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις από την Ελλάδα και τον κόσμο.

Όλες οι ειδήσεις

17:20

Ρωσία: Βέτο στην ανανέωση της ομάδας που παρακολουθεί τις κυρώσεις κατά της Βόρειας Κορέας

17:10

Ενέργεια: Υπερκαλύπτουν τους στόχους του 2030 οι «πράσινες» επενδύσεις

17:07

ΕΟΔΥ: 4 θάνατοι από covid-19, 13 διασωληνωμένοι - Ένας θάνατος από γρίπη

17:03

ΙΕΛΚΑ: Βραδύτερη άνοδος τιμών κατά 2,75% τον Φεβρουάριο - Μεγαλύτερες αυξήσεις και μειώσεις

16:48

Υψηλές συγκεντρώσεις αφρικανικής σκόνης στη Νότια Ελλάδα - Νέο κύμα αρχές Απρίλη

16:42

Ουκρανία: Ζητά από το ΝΑΤΟ μέσα αντιαεροπορικής άμυνας

16:37

Παπανδρέου: Εσείς της ΝΔ υπηρετείτε τους ισχυρούς της ελίτ

16:32

ΔΥΠΑ: Ξεκινούν αύριο (29/3) οι αιτήσεις για τα διαδικτυακά εργαστήρια συμβουλευτικής Απριλίου

16:30

Βουλή: Υποβλήθηκε στον Κ. Τασούλα η Έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το έτος 2022

16:21

ΕΚΤΕΡ: Μειοδότης του διαγωνισμού για την κατασκευή κτιρίου Διευθύνσεων Όπλων του ΓΕΣ στο στρατόπεδο Παπάγου

16:14

Ο Όμιλος Ηρακλής στο τιμόνι της απόανθρακοποίησης με εσπερίδα στο ΤΕΕ Μαγνησίας

16:08

Δ. Κουτσολιούτσος: Δεν έπρεπε να παραιτηθώ - Πήγαν να καταστρέψουν ένα διαμάντι

16:07

ΥΠΕΝ: Καλύπτεται η δαπάνη Σύμβουλου Υποστήριξης Αίτησης για το πρόγραμμα «Αλλάζω συσκευή»

16:06

Σε αναζήτησης κατεύθυνσης η Wall Street πριν τη λήξη του τριμήνου

16:04

Ξιφαράς: Η ΔΕΠΑ πρωταγωνιστεί στον εθνικό σχεδιασμό για την ενεργειακή μετάβαση

15:53

Δήμος Αθηναίων: Διακόπτεται η λειτουργία ακατάλληλων και επικίνδυνων παιδικών χαρών

15:46

Σκέρτσος: Να αποδείξουμε εάν είμαστε με την αλήθεια ή με τα λαϊκά δικαστήρια και τις θεωρίες συνωμοσίας

15:28

ΗΔΙΚΑ: Εκτός λειτουργίας οι υπηρεσίες στις 31/3 - Αντιδρούν οι φαρμακοποιοί

15:12

ΗΠΑ: Στο 3,4% αναθεωρήθηκε η ανάπτυξη στο δ' τρίμηνο του 2023 - Πτώση στις αιτήσεις ανεργίας 

15:10

Κροατία: Οι γυναίκες κινδυνεύουν να χάσουν το δικαίωμα στην έκτρωση

15:00

Στο Kia EV9 ο τίτλος του «Παγκόσμιου Αυτοκινήτου της Χρονιάς»

14:42

Το Κίεβο ενισχύει την ασφάλειά του μετά από ρωσικές επιθέσεις με βαλλιστικούς πυραύλους

14:32

ΤΙΤΑΝ: Δημοσιεύθηκε η Ενιαία Ετήσια Έκθεση Απολογισμού 2023 - Οι επιδόσεις του Ομίλου

14:31

Οι ασφαλιστικές εταιρείες οργανώνονται για την καταπολέμηση της ασφαλιστικής απάτης

14:25

Σκρέκας: Με έωλα επιχειρήματα προσπαθούν να πλήξουν κυβέρνηση και πρωθυπουργό

14:24

ΤτΕ: Μειώθηκαν οι καταθέσεις, αυξήθηκαν τα δάνεια τον Φεβρουάριο

14:15

Ρωσία: Το Κρεμλίνο συνιστά «σιωπή» για τυχόν ανταλλαγή κρατουμένων με τις ΗΠΑ

14:04

Συνεχίζεται ο φαύλος κύκλος των ανατιμήσεων για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις και το 2024

13:59

Παράλληλη αύξηση κρουσμάτων κοκκύτη & ιλαράς στην Ελλάδα: Ο ρόλος της χαμηλής εμβολιαστικής κάλυψης

13:52

Επίτροπο Άμυνας θα έχουμε. Χρηματοδότηση του χαρτοφυλακίου του;