Υβριδικά, virtual ή live συνέδρια; Τι πρέπει να προσέχουν οι διοργανωτές

Τους τελευταίους 18 μήνες, λόγω των ιδιαίτερων συνθηκών που επέβαλε ο COVID-10, οι συναθροίσεις, οι εκδηλώσεις και τα συνέδρια άλλαξαν μορφή και έγιναν digital ή υβριδικά με περιορισμένη φυσική παρουσία. Πλέον οι επιχειρηματικές εκδηλώσεις με φυσική παρουσία έχουν αρχίσει να ανακάμπτουν σε όλο τον κόσμο, η έννοια των «υβριδικών εκδηλώσεων» (εμπορικές εκθέσεις, συνέδρια, σεμινάρια ή συναντήσεις που συνδυάζουν προσωπικά/φυσικά και εικονικά στοιχεία) αναδείχθηκε ως το νέο σχήμα για επαγγελματικές συγκεντρώσεις μετά την πανδημία.

Το υβριδικό συνέδριο πωλείται ως φιλική προς τον COVID-19 εκδήλωση και επιστρατεύει την τεχνολογία για αναμετάδοση, τη δυνατότητα συζήτησης, live chat, online networking. Ωστόσο, η έλλειψη φυσικής παρουσίας ακυρώνει εν μέρει την προσωπική εμπειρία καθώς η φυσική παρουσία ενισχύει τον συναισθηματικό παράγοντα. Αυτό συμβαίνει σε κάθε τομέα: είναι πιο συναρπαστικό να επισκέπτεται κάποιος το θέατρο παρά να παρακολουθεί μια μαγνητοσκοπημένη παράσταση στο YouTube.

Οι ψυχολόγοι αποκαλούν αυτή την προτίμηση «συνδεδεμένη κοινωνική δέσμευση». Αυτό περιγράφει τις στιγμές που οι άνθρωποι βλέπουν τους άλλους να αντιδρούν εγκαίρως στη μουσική, όταν όλοι γνέφουν ή χειροκροτούν ή όταν ένα πλήθος γελάει συντονισμένα. Προ-ηχογραφημένα ή online γεγονότα μπορούν να δανειστούν μέρος αυτής της αίσθησης υπό την προϋπόθεση ότι θα έχει γίνει πολύ καλή προεργασία και θα υπάρχει τέλεια τεχνική υποστήριξη και οργάνωση.

Έτσι, ενώ οι υβριδικές εκδηλώσεις μπορεί να είναι πρακτικές, κατά κάποιο τρόπο αποτελούν ταυτόχρονα έναν συμβιβασμό. Δεν υπάρχει καμία αλληλεπίδραση. Ομοίως, στο υβριδικό, ενώ μερικοί άνθρωποι συμμετέχουν με φυσική παρουσία, οι περισσότεροι πρέπει να το παρακολουθούν από το σπίτι ή το γραφείο σε σίγαση.

Τώρα ο κλάδος αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις ως προς τη στάση που πρέπει να κρατούν διοργανωτές, ομιλητές και συμμετέχοντες. Πρέπει να κάνουν χειραψία, να φορούν συνέχεια μάσκα, να συμμετάσχουν στα γεύματα, να συμμετέχουν με φυσική παρουσία ή από το σπίτι/γραφείο; Και οι εκδηλώσεις αυτές προσελκύουν τελικά χορηγούς; Η online μετάδοση είναι ελκυστική για το κοινό που συμμετέχει χωρίς παρουσία;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις είναι εξαιρετικά υποκειμενικές και μπορούν να αλλάξουν μέσα σε λίγες ώρες, ανάλογα με τα πιο πρόσφατα υγειονομικά δεδομένα. Η διοργάνωση συνεδρίων με βάση τα νέα δεδομένα απαιτεί εξειδίκευση-και λίγοι οργανισμοί το διαθέτουν

Τι πρέπει να κάνουν όμως οι διοργανωτές; Πρέπει να αξιολογούν την αναγκαιότητα της φυσικής παρουσίας, την δυνατότητα προσέλκυσης χορηγιών ανάλογα με το είδος του συνεδρίου, να επιλέγουν τεχνική κάλυψη υψηλής ποιότητας, χώρους που να είναι κατάλληλη για παρακολούθηση από μακρά ή δια ζώσης οι οποίοι να προσφέρουν ευέλικτες υπηρεσίες, συντονιστές με εμπειρία στον εκάστοτε τύπο συνεδρίου και ομιλητές που να είναι σε θέση να μιλούν και σε μία «μισογεμάτη» αίθουσα, αν αυτό απαιτείται.

Ωστόσο, πολλοί ειδικοί του χώρου προειδοποιούν ότι τίποτα δεν συγκρίνεται με τη φυσική παρουσία. «Ίσως κάποιος σαν τη Μαντόνα, να μπορεί να κάνει ένα show που να έχει εκπληκτικό αποτέλεσμα και στην online μετάδοση. Αλλά αυτή είναι η … Μαντόνα. Στην επαγγελματική ζωή, είναι προτιμότερο να περιορίσει κανείς  τις φιλοδοξίες της εκδήλωσης σας, να αξιολογήσει τι είναι πραγματικά εφικτό και ουσιαστικό και να κάνει κάτι σε πιο περιορισμένη κλίμακα αλλά πολύ καλά αντί για κάτι μεγάλο και μέτριο», σημειώνουν.