Για να σχεδιάσουμε ένα αποτελεσματικό σύστημα μέτρησης απόδοσης μιας δημοτικής υπηρεσίας θα πρέπει, καταρχήν, να ορίσουμε το πλαίσιο που θα κινηθεί η διαδικασία αυτή, ακολουθώντας έναν ορίζοντα οκτώ βημάτων.

Βήμα 1ο. Ο στόχος:

Ο στόχος πρέπει να είναι πάρα πολύ καθαρός, εξειδικευμένος και εύληπτος. Όσο περισσότερο μπερδεμένος και ακατανόητος είναι, τόσο γίνονται δυσκολότερα τα βήματα που ακολουθούν.

Βήμα 2ο. Διαδικασία υλοποίησης / ορόσημα:

Η διαδικασία υλοποίησης θα πρέπει να είναι αναλυτική. Κάθε βήμα θα πρέπει να περιγράφεται όσο το δυνατόν καλύτερα. Είναι πολύ σημαντικό, κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, να υπάρξουν κάποιες χρονικές στιγμές – ορόσημα. Τα ορόσημα αυτά θα συνδυάζονται και με τις θεσμικές / κανονιστικές υποχρεώσεις, έτσι όπως αναφέρθηκαν στο προηγούμενο άρθρο, αλλά κυρίως με τους σταθμούς του χρονοδιαγράμματος, όπως αναφέρονται στα επόμενα βήματα. Η σημαντικότερη όμως ιδιότητα των οροσήμων είναι ότι μας επιτρέπουν να έχουμε ενδιάμεσες αξιολογήσεις και συνεπώς να μπορούμε να παρεμβαίνουμε, ώστε να διορθώνουμε τυχόν παραβλέψεις, κατά την πορεία υλοποίησης του έργου.

Βήμα 3ο. Χρονοδιάγραμμα:

Δεν είναι δυνατόν να υπάρξει μία σοβαρή παρακολούθηση υλοποίησης ενός έργου χωρίς αυτό να εντάσσεται σε ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Υπενθυμίζω αυτά που αναφέρθηκαν αναλυτικά στο προηγούμενο άρθρο. Στον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος παίζει πάρα πολύ σημαντικό ρόλο ο χρόνος μηδέν. Από πού, δηλαδή, θα ξεκινήσει η δραστηριότητα υλοποίησης του έργου. Ποιό θα είναι το συγκριτικό στοιχείο και φυσικά πότε θα μπει η τελική χρονική γραμμή λήξης του προγράμματος. Στο χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να υπάρξουν ορισμένες καμπές, οι οποίες συνδυάζονται, αφενός μεν με κανονιστικές υποχρεώσεις, πχ οι τριμηνιαίες αναφορές, αφετέρου δε με τα ορόσημα, που έχουν τεθεί κατά τη διάρκεια του καθορισμού των διαδικασιών υλοποίησης του έργου.

Βήμα 4ο. Δείκτες απόδοσης:

Οι δείκτες απόδοσης θα πρέπει να είναι ρεαλιστικοί, κατανοητοί και να εξειδικεύουν τους στόχους. Θα πρέπει επίσης να είναι μετρήσιμοι. Δεν χρειάζεται να είναι μόνο ποσοτικοί. Υπάρχουν εύκολες τεχνικές με τις οποίες και οι ποιοτικοί δείκτες μπορούν να μετρηθούν

Βήμα 5ο. Πλαίσιο εποπτείας, παρακολούθησης και ελέγχου:

Η διαδικασία υλοποίησης του έργου θα πρέπει να παρακολουθείται από πολύ κοντά. Μάλιστα, στις συγκεκριμένες χρονικές στιγμές που έχουν καθοριστεί τα ορόσημα, θα πρέπει να υπάρχει αξιολόγηση της πορείας υλοποίησης και ει δυνατόν, κάποιες προτάσεις παρεμβάσεων για την αποτελεσματικότερη συνέχεια της.

Βήμα 6ο. Προϋπολογισμός:

Το οικονομικό πλαίσιο, μέσα στο οποίο θα κινηθεί η προσπάθεια υλοποίησης του έργου δεν πρέπει να παραβιάζεται. Από αυτή την άποψη, στους δείκτες παρακολούθησης του έργου θα πρέπει να ενταχθούν και οι οικονομικοί δείκτες υλοποίησης τους. Για το λόγο αυτό, η πρόβλεψη του συνολικού προϋπολογισμού υλοποίησης του έργου είναι μία πολύ σοβαρή υπόθεση, που δεν μπορεί και δεν πρέπει να αφήνει περιθώρια για αναμόρφωση του προϋπολογισμού, είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω.

Βήμα 7ο. Παραδοτέα:

Τα παραδοτέα χρειάζονται, όχι μόνο για να ελέγξουμε και να συγκρίνουμε το αναμενόμενο με αυτό που τελικά πετύχαμε, αλλά και για να μπορέσουμε να επικοινωνήσουμε ευκολότερα την προσπάθεια και την επιτυχία μας στο συγκεκριμένο έργο.

Βήμα 8ο. Υπεύθυνος έργου:

Τέλος, οι ευθύνες για την υλοποίηση και παρακολούθηση του έργου πρέπει να συγκεκριμενοποιούνται σε μία υπηρεσία, σε μία Ομάδα Διοίκησης Έργου, σε ένα άτομο. Οι ευθύνες, αλλά και τα οφέλη, δεν πρέπει να διαχέονται στο σύνολο του οργανογράμματος του δήμου. Κατ΄αυτό τον τρόπο, παρέχεται η δυνατότητα να αποδοθούν εύσημα ή να εντοπιστούν πού και από ποιον πραγματοποιήθηκαν ενέργειες που χρειάζονται διόρθωση.